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Fase 1: Generación de nuevas ideas

La capacidad de una empresa de generar nuevos conceptos y nuevas ideas no se improvisa. No todas las ideas ni todos los conceptos pueden sacarse adelante para lanzarlos al mercado: hay que establecer un mecanismo de selección. Esta actividad debe ir muy ligada a avanzar las necesidades de los clientes o a crear unas nuevas.

* Para generar una cartera creativa de ideas debemos hacernos preguntas respecto al mercado y a la propia capacidad de nuestra organización:

* ¿Cómo se identifican las necesidades actuales y futuras de los clientes y las actividades de la competencia para crear nuevos productos?

* ¿Cómo estimula la empresa la creatividad de sus trabajadores, la aportación de ideas y el espíritu innovador?

* ¿Se planifica en el tiempo la generación de nuevos conceptos? ¿Quién participa en este proceso?

* ¿Cómo se filtran las ideas y cómo se seleccionan los conceptos que recibirán financiación para ser desarrollados?

* ¿Se lleva a cabo un uso apreciable y continuado de instrumentos adecuados para la generación de nuevas ideas?

Fase 2: Selección de proyectos

La adecuada selección de proyectos a los que la empresa dedicará importantes recursos es la primera, y también la más crítica, de las etapas de gestión de proyectos. Si la selección no es la adecuada, por más que gestionemos a la perfección un proyecto, no obtendremos los resultados esperados por la empresa.

No es aconsejable evaluar los posibles proyectos uno por uno, sino que entre todos ellos hay que hacer una comparativa que facilite valorar qué proyecto puede resultar más atractivo para la compañía.

A la hora de hacer las valoraciones existen diversos criterios que pueden ayudar a escoger la mejor opción:
* Criterios estratégicos
* Criterios de rentabilidad
* Criterios de supervivencia
* Criterios de aprendizaje
* Etc.

Fase 3: Elaborar un proyecto de I+D+I

En primer lugar, una vez escogida la mejor opción, se asigna un director, que será el encargado de empezar el nuevo proyecto. Esta persona tendrá la responsabilidad de la gestión y coordinación de los diferentes recursos de la empresa, como el personal, las instalaciones, los presupuestos, etc., que se verán comprometidos en el proyecto.

Para poder utilizar estos recursos de forma efectiva, el director del proyecto debe contar con una lista perfectamente definida de los requisitos y objetivos que hay que desarrollar, así como de las fases de actuación y de los nudos de decisión necesarios para hacer el seguimiento del proyecto.

Toda esta recopilación de información será lo que se conoce como proyecto de I+D+I, y será el medio formal de comunicación entre las diferentes personas, departamentos y proveedores que intervengan en el proyecto.

Fase 4: Planificación de proyectos

Aunque la planificación de proyectos forme parte de un proyecto de I+D+I, es importante detenernos en este apartado y ampliar la información debido a su trascendencia.

La mayoría de los proyectos de innovación tienen un elevado grado de incertidumbre estructural, pero esto no invalida la necesidad de la planificación. De hecho, es más necesaria que nunca, porque garantiza un seguimiento frecuente entre todos los implicados y fomenta la fluidez de la información. Si un proyecto no se planifica, es imposible controlarlo.

La planificación de un proyecto puede incluir las actividades siguientes, aunque esto no significa que en todos los proyectos haya que cubrirlas todas, ni que se contemplen todas al detalle.

Descomposición del proyecto en actividades, es decir, en paquetes de trabajos y tareas. Un proyecto acostumbra a ser más grande de lo que se puede controlar de forma integrada, y es necesario descomponerlo en subproyectos para, después, descomponer estos subproyectos en actividades.

Aspectos que hay que tener en cuenta:

1. Asignación de responsables para cada actividad.
2. Estimación de la duración, recursos necesarios y costes.
3. Plan de control de las actividades y de las entregas.
4. Planificación en red (interrelación entre departamentos y equipos de trabajo)
5. Gestión del riesgo.
6. Equilibrado de recursos.
7. Determinación de la cadena crítica. Nos referimos a averiguar cuáles son las actividades que, en caso de imprevisto por demora, retrasarían el conjunto del proyecto.
8. Plan de actividades y desembolso.
9. Comunicación y documentación. Pongamos por caso que un jefe de equipo está de baja por enfermedad. No por eso se puede detener toda la actividad. Si se tiene la documentación pertinente y existe una comunicación fluida, se puede sacar adelante el trabajo de forma temporal.

Fase 5: La ejecución del proyecto

Todos los proyectos sufren desviaciones. Lo más importante es saber si estas desviaciones son significativas o no. Un buen seguimiento y monitorización nos permiten determinar estas diferencias con respecto a lo que se había planteado para así poder tomar las decisiones oportunas. Por este motivo es necesario actualizar la información vigente: para ayudar a tomar las decisiones adecuadas. Así pues, no hay que olvidar documentar el progreso del proyecto y los cambios que vayan apareciendo, y asegurarse de que esta información llega a todos los interesados, es decir, tanto a la dirección como a todos los integrantes del equipo operativo.

Hay que prever las desviaciones y ser flexible a los cambios en el tiempo de ejecución, los presupuestos y los planes de trabajo para así poder mantener el proyecto dentro de los parámetros originales.

Fase 6: Cierre y revisión

Desde el inicio del proyecto es importante tener definidas las tareas de cierre, las actuaciones posproyecto y la revisión del proyecto.

Cierre: hay que verificar que el proyecto ha alcanzado sus objetivos y comprobar que las actividades que estaban abiertas han finalizado y que se han cumplido los requisitos establecidos.

Actuaciones posproyecto: si es pertinente, antes de llevar a cabo un proyecto hay que hablar y concretar cómo se explotarán los resultados, la propiedad industrial o intelectual o la transferencia de conocimientos entre los diferentes miembros participantes.

Revisión: hay que evaluar cómo se ha desarrollado finalmente todo el proceso del proyecto con el fin de documentar las experiencias, positivas o negativas, y tenerlas en cuenta en un futuro.